Stellen Sie sich vor, Ihr bester Mitarbeiter geht in Rente. Der Mann, der jeden Kunden kennt, jeden Lieferanten, jede Maschine – und der als Einziger weiß, warum man Schritt sieben genau so macht und nicht anders. Am letzten Arbeitstag gibt es Blumen, eine Rede und ein Übergabeprotokoll. Drei Monate später merken Sie, was wirklich gegangen ist.
Das ist kein Einzelfall, das ist die kommende Normalität im deutschen Mittelstand. Bis 2040 erreichen rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter – etwa 30 Prozent aller heute Erwerbstätigen. Die Frage ist nicht, ob es Sie trifft. Die Frage ist, ob Sie vorbereitet sind. Hier sind die sieben Punkte, die den Unterschied machen.
Die Lücke kommt mit Ansage
Die jüngeren Babyboomer zwischen 55 und 59 Jahren sind mit 5,5 Millionen Erwerbstätigen die größte Altersgruppe im deutschen Arbeitsmarkt – direkt gefolgt von den 60- bis 64-Jährigen mit 4,5 Millionen. Diese beiden Blöcke verlassen den Arbeitsmarkt fast zeitgleich. Und es rückt keine Kohorte gleicher Größe nach.
Konzerne haben Puffer: Arbeitgebermarke, Personalabteilungen mit Pipeline-Denken, mehrere Standorte. Der typische Mittelständler hat einen Standort, eine Region und ein Team, das über Jahre zusammengewachsen ist. Genau diese Nähe wird jetzt zum Risiko – weil sie schwer zu ersetzen ist.
Rechnen Sie nach: Wie viele Ihrer Schlüsselpersonen sind heute 55 oder älter? Das ist keine rhetorische Frage. Das ist Ihre Personalplanung für die nächsten zehn Jahre.
Warum die klassische Übergabe scheitert
Der Standardablauf sieht so aus: Der Mitarbeiter kündigt seinen Renteneintritt an, drei Monate vorher beginnt die „Übergabe“, es entstehen Dokumente, Checklisten, vielleicht ein Ordner. Und dann geht er.
Warum das nicht reicht, ist keine Meinung, sondern Erkenntnis der Wissensforschung: Menschen können mehr, als sie erklären können. Implizites Wissen zeigt sich in Erfahrung, Routinen, Wahrnehmung und situativem Urteil – und lässt sich nur teilweise in Worte fassen. Kein Interview verwandelt jahrzehntelanges Erfahrungswissen in ein Handbuch.
Dazu kommt der Zeitdruck: Zwischen operativem Tagesgeschäft und nahender Rente bleibt selten Raum für strukturierten Wissenstransfer. Und noch etwas: Nur rund 40 Prozent der Rentner erreichen überhaupt die gesetzliche Regelaltersgrenze. Wer mit der Übergabe bis zum offiziellen Renteneintritt plant, plant häufig mit einem Termin, der nie stattfindet.
Was in keinem Prozesshandbuch steht
Das dokumentierbare Wissen ist nicht das Problem. Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Maschinenparameter – das lässt sich aufschreiben, und das sollten Sie auch tun.
Das eigentlich wertvolle Wissen ist ein anderes: Welcher Kunde braucht welchen Ton? Wen ruft man an, wenn der Lieferant klemmt? Welche Entscheidung trifft man selbst, welche eskaliert man? Woran erkennt man, dass eine Charge nicht stimmt, bevor die Messung es zeigt? Wie geht man in diesem Haus miteinander um?
Das ist Kundenwissen, informelle Zusammenarbeit, Entscheidungswege, Qualitätsverständnis und Unternehmenskultur. Nichts davon steht in einem Ordner. Alles davon geht mit, wenn Sie es nicht rechtzeitig übertragen.
Das Mentorenmodell: Fünf bis zehn Jahre vor dem Ruhestand anfangen
Die Wissensforschung kennt zwei Grundstrategien: Kodifizierung – alles aufschreiben – und Personalisierung – Menschen zusammenbringen, damit Wissen im gemeinsamen Arbeiten übergeht. Für implizites Wissen funktioniert nur die zweite.
Konkret heißt das: Stellen Sie Ihren Schlüsselpersonen fünf bis zehn Jahre vor dem Ruhestand einen Mentee zur Seite. Nicht als Vertretungsregelung, sondern als definierte Beziehung: Der Mentee arbeitet mit, schaut über die Schulter, übernimmt schrittweise Verantwortung, stellt Fragen – und lernt dabei genau das, was sich nicht aufschreiben lässt.
Der Begriff, den viele Unternehmer dafür suchen, existiert längst: Mentor und Mentee. Was fehlt, ist nicht das Konzept. Was fehlt, ist der Beschluss, es systematisch zu tun.
Die enge Begleitung im Tandem ist übrigens kein Mikromanagement – wann enge Führung richtig ist, lesen Sie hier: [Hört auf, Mikromanagement zu verteufeln]
Keine Einbahnstraße: Was der Mentor vom Mentee lernt
Jetzt der Punkt, der die übliche Generationendiskussion aushebelt. Wissenstransfer ist keine Einbahnstraße vom Alten zum Jungen.
Der erfahrene Mitarbeiter bringt Fachwissen, Netzwerke, Kundenkenntnis und kulturelles Wissen ein. Der jüngere Mentee bringt neue Technologien, KI-Kompetenz, andere Arbeitsweisen und frische Perspektiven mit. Das Konzept dahinter heißt Reverse Mentoring – Jack Welch hat es bei General Electric schon in den 1990ern eingeführt, als Topmanager sich von jungen Mitarbeitern in Technologiefragen coachen ließen.
Für Ihren Betrieb heißt das heute ganz praktisch: Der 58-jährige Vertriebsprofi zeigt dem Mentee, wie man einen schwierigen Kunden hält. Der Mentee zeigt dem Profi, wie KI ihm die Angebotsvorbereitung abnimmt. Beide werden besser. Und aus „Boomer gegen Gen Z“ wird die einzig sinnvolle Frage: Was kann der eine, was der andere noch nicht kann – und wie bringen wir beides zusammen?
Die unternehmerische Aufgabe in drei Schritten
Damit daraus kein Wohlfühlprogramm wird, sondern ein System, braucht es drei klare Schritte:
- Identifizieren: Welche Mitarbeiter würden mit ihrem Ausscheiden in den nächsten fünf bis zehn Jahren eine Wissenslücke reißen? Nehmen Sie Ihre Altersstruktur zur Hand und markieren Sie die kritischen Wissensträger.
- Zuordnen: Stellen Sie jedem dieser Wissensträger rechtzeitig einen Mentee zur Seite. Achten Sie auf fachliche und menschliche Passung – ein Tandem, das nicht miteinander kann, überträgt kein Wissen.
- Definieren: Legen Sie ausdrücklich fest, welches fachliche, kulturelle und unternehmerische Wissen übertragen werden soll – und was der Mentor im Gegenzug vom Mentee lernen soll. Was nicht definiert ist, passiert nicht.
Übrigens: 68 Prozent der Unternehmen, die Mitarbeiter über die reguläre Rentengrenze hinaus beschäftigen, nennen Wissenserhalt und Know-how-Transfer als primären Grund. Die Aktivrente macht das seit Anfang 2026 steuerlich sogar attraktiver. Aber verwechseln Sie das nicht mit einer Strategie – länger halten ist Aufschub, nicht Übertragung.
Und falls Sie den passenden Mentee erst noch einstellen müssen: Wie Bewerbungsgespräche mit jungen Kandidaten heute gelingen, lesen Sie hier: Homeoffice, Gehalt, Freiheit – warum Sie die Gen Z erst verstehen müssen, bevor Sie sie führen können
Nebenwirkung: Das löst auch Ihre Homeoffice-Debatte
Wer Wissenstransfer in Entwicklungsphasen denkt, bekommt ein Werkzeug geschenkt, das weit über die Rentenfrage hinausreicht. Denn plötzlich lautet die Frage nicht mehr: „Darf der Mitarbeiter montags und freitags zu Hause sitzen?“ Sondern: Welche Form der Zusammenarbeit brauchen wir in welcher Entwicklungsphase, damit Menschen lernen, Wissen weitergeben und anschließend selbständig hervorragende Ergebnisse liefern?
Im Mentor-Mentee-Tandem während der Einarbeitung heißt das: viel Präsenz. Bei konzentrierter Sachbearbeitung eines erfahrenen Mitarbeiters: gern Homeoffice. Nicht der Arbeitsort bestimmt die Regel. Die Aufgabe bestimmt den Arbeitsort.
Wie Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen dafür überhaupt die Voraussetzungen hat, lesen Sie hier: Ist Ihr Unternehmen homeofficefähig? 7 Punkte, die die Debatte beenden
Fazit: Erfahrungswissen verschwindet leise
Erfahrungswissen geht nicht mit einem Knall verloren. Es verschwindet leise – beim Schichtwechsel, beim Rollenwechsel, spätestens beim Renteneintritt. Und wenn Sie es bemerken, ist es zu spät.
Gute Führung sorgt dafür, dass Menschen wissen, was sie können müssen, welches Ergebnis erwartet wird – und von wem sie lernen können. Der letzte Teil dieses Satzes ist der, den die meisten Unternehmen bis heute dem Zufall überlassen.
Fangen Sie nicht drei Monate vor dem Abschied an. Fangen Sie diese Woche an – mit einer Liste Ihrer Wissensträger und einem ehrlichen Blick auf Ihre Altersstruktur.
Sie wollen wissen, wo in Ihrem Unternehmen die größten Wissenslücken drohen? Genau solche Fragen klären wir im Fachgespräch – ehrlich, direkt und mit Blick auf Ihre Mannschaft. Echte Menschen. Echte Ergebnisse.
Quellen
- Statistisches Bundesamt, Mikrozensus 2025 – 13,3 Millionen Erwerbspersonen erreichen bis 2040 das Rentenalter; Altersstruktur der Babyboomer, zitiert nach: mybusinessfuture.com
- Rentenpaket 2025 und Aktivrente (in Kraft seit 1. Januar 2026): buerger-geld.org
- Deutsche Rentenversicherung – nur rund 40 Prozent der Rentner erreichen die Regelaltersgrenze, zitiert nach: kcf.de
- Randstad-ifo-HR-Befragung – 68 Prozent nennen Wissenserhalt als Hauptgrund für Weiterbeschäftigung über die Rentengrenze hinaus, zitiert nach: it-daily.net
- Implizites vs. explizites Wissen (Nonaka) – warum sich Erfahrungswissen nicht vollständig dokumentieren lässt: berger.team
- Wissensmanagement-Strategien Kodifizierung und Personalisierung: DATEV magazin
- Fraunhofer IFF, Projekt KIMO – Erfahrungswissen verschwindet leise, das „Warum“ steht in keinem Handbuch: iff.fraunhofer.de
- Reverse Mentoring und der Ursprung bei Jack Welch / General Electric: schulmeister-consulting.com
