Ist dir schon einmal aufgefallen, dass es Situationen gibt, in denen du dich von deinen Mitarbeitern abhängig oder sogar erpressbar fühlst? Wenn dein Vertriebler geht, verlierst du Umsatz. Wenn dein IT-Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, weißt du nicht, wo deine Passwörter sind.
Oder wenn jemand aus der Finanzabteilung ausscheidet, hast du keine Ahnung mehr, wie es um dein Unternehmen steht. Vielleicht geht dein Produktionsleiter – und du hast keinen Überblick mehr über den aktuellen Stand der Fertigung.
Das passiert in nahezu jedem Unternehmen und macht Unternehmer abhängig von einzelnen Mitarbeitern. Doch es gibt eine Lösung für dieses Problem: Systeme!
Warum Systeme die Lösung sind
Ein gut durchdachtes System gehört deinem Unternehmen und kann von niemandem einfach mitgenommen werden. Es stellt sicher, dass das Wissen nicht in den Köpfen einzelner Mitarbeiter verschwindet, sondern im Unternehmen bleibt. Natürlich solltest du deine Systeme absichern, damit sie nicht gestohlen oder missbraucht werden. Doch wenn du einmal Prozesse für jede Abteilung etabliert hast, wirst du nicht mehr erpressbar sein. Denn das Wissen bleibt im System.
Ein dokumentierter Prozess sorgt dafür, dass jeder neue Mitarbeiter sofort loslegen kann. Die Einarbeitung wird schneller, gezielter und effizienter.
Ein Praxisbeispiel: Systematisierung im Vertrieb
Eine Kundin von mir hatte genau dieses Problem: Wir sprachen über Vergütungssysteme im Vertrieb und entwickelten eine Matrix mit Zielen und Zielprämien. So kann der Vertrieb erfolgsorientiert geführt werden und für das Unternehmen kommt im besten Fall mehr Umsatz raus. Doch dann stellte ich mir eine entscheidende Frage: Wie können wir das Risiko für das Unternehmen minimieren?
Das neue Vergütungssystem war ein guter Anfang, aber es kann langfristig nicht verhindern, dass Mitarbeiter mehr Gehalt fordern oder das Unternehmen verlassen. Deshalb entschieden wir uns, ein Vertriebssystem zu entwickeln und einzuführen.
Die Umsetzung: Vertriebsprozesse dokumentieren und CRM-System einführen
Wir analysierten den aktuellen Vertriebsprozess, überarbeiteten und dokumentierten ihn. Ein wichtiger Bestandteil davon war die Einführung eines CRM-Systems. Meine Kundin entschied sich für Pipedrive, ich selbst nutze HubSpot, aber es gibt viele andere Lösungen wie Salesforce oder CentralStationCRM. Wichtig ist nicht das Tool, sondern die konsequente Nutzung eines CRM-Systems.
Wir erstellten eine vollständige Dokumentation des Vertriebsprozesses, mit dem ein neuer Mitarbeiter sofort loslegen könnte. Wir benötigten z.B. Tutorials, Bildschirmaufnahmen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern. Folgende Fragen und Antowrten wurden z.B. ausgearbeitet:
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Welche Informationen müssen vom Kunden zwingend abgefragt werden? Und wo werden diese gespeichert?
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Wie erfolgt die Kundenkommunikation – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Rechnung?
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Welche Telefon-Skripte gibt es für verschiedene Phasen der Customer Journey?
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Welche Fragen müssen gestellt werden, damit die nächste Abteilung effizient weiterarbeiten kann?
Alles wurde zentral im CRM-System dokumentiert.
Warum systematische Prozesse sich lohnen
Nach etwa neun Monaten hatte meine Kundin einen dokumentierten Vertriebsprozess, der das Unternehmen unabhängig von einzelnen Mitarbeitern machte. Doch nicht nur das – es zeigte sich, dass sich auch der Umsatz steigerte.
Ihr Vertriebler, der den Prozess mit dokumentierte, erkannte während der Dokumentation, dass er einige Dinge suboptimal machte. Durch die strukturierte Arbeitsweise konnte er sich selbst verbessern – und hatte plötzlich mehr Spaß an seiner Arbeit. Das Ergebnis: +24 % mehr Umsatz, weil:
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er sich weiterentwickelt hat,
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er eine systematische Vorgehensweise nutzte,
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das CRM-System ihm half, Wiedervorlagen und Updates nicht zu vergessen.
Fazit: Systeme machen dich unabhängig
Wenn du in deinem Unternehmen das Gefühl hast, in einer Abteilung von einzelnen Mitarbeitern abhängig zu sein, solltest du rechtzeitig handeln. Ein dokumentierter Prozess sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter sofort produktiv werden können – und das Unternehmen nicht erpressbar ist.
Denn die Prozesse und Dokumentationen gehören zu 100 % deinem Unternehmen.
Ich wünsche dir nicht, dass ein wichtiger Mitarbeiter geht, bevor du alles dokumentiert hast. Aber falls doch, weißt du nun, dass du innerhalb weniger Monate stabile und belastbare Prozesse mit meiner Unterstützung implementieren kannst.
