Checkliste Arbeitsorganisation während Kurzarbeit

Ein Artikel von Diana Walther

Kurzarbeit trifft in diesem Jahr jeden vierten Betrieb und wenn man Kurzarbeit nicht in Prozessen und Abläufen im Vorfeld durchspielt, hat man als Unternehmer zusätzlichen Umsatzverlust. Es gibt 10 Dinge, die Sie aus unserer Sicht beachten sollten:

Top 10 der Dinge, die Sie als Unternehmer im Auge haben müssen

  1. Was ist wirklich wichtig für das Unternehmen?
    • In welchen Bereichen oder Abteilungen kommen Aufträge rein und werden die zeitnah verarbeitet? Wer ist 100% verantwortlich, dass alle Aufträge oder Projekte bearbeitet werden? Wer schreibt Rechnungen und mahnt?
  2. Welche Abteilungen sind systemrelevant?
    • Definieren, wo nichts passieren darf
  3. Welche Arbeiten pro Stelle oder Mitarbeiter sind überlebensnotwendig?
    • Stellenbeschreibung extra für Kurzarbeit updaten – wenn nur 10 Stunden statt 40 Stunden zur Verfügung stehen, was sind dann die wichtigsten Arbeitsaufgaben?
    • Was muss unbedingt erledigt werden und was kann verschoben werden – aus Sicht des Inhabers! Überlässt man diese Wahl dem Mitarbeiter, dann entscheidet der sich für die schönen und angenehmen Arbeiten, aber nicht für die umsatznotwendigen Arbeiten…
  4. Welche Aufgaben fallen temporär weg?
    • Klare Ansage, welche (Lieblings)Aufgaben für wie lange wegfallen müssen. Klare Ansage, wie sich der Standardkalender pro Mitarbeiter ändert.
  5. Wie werden die neuen Aufgaben kommuniziert?
    • Persönliches Gespräch mit jedem Mitarbeiter, worauf es jetzt wirklich ankommt.
    • Auf welchen Beitrag von jedem Mitarbeiter will ich als Inhaber mit 100%ig verlassen können, ohne kontrollieren zu müssen à klar und deutlich sagen, notfalls schriftlich
  6. Wie werden die neuen Aufgaben kontrolliert?
    • Inhaber sollte jeden Tag im Unternehmen sein und alle arbeitenden Mitarbeiter einmal am Tag besuchen, befragen
    • Klare Erhebung, was gut läuft und was nicht
  7. Welche Prozesse funktionieren nicht mehr, wenn MA nicht mehr da sind oder nicht gleichzeitig da sind?
    • Jeden Tag die Zahlen und Ergebnisse anschauen, um möglichst schnell Probleme zu erkennen
    • Mental offen sein für Plan B, C, D….
  8. Vertreten sich MA mit den wichtigsten Aufgaben selbst?
    • Body-System etablieren – 2 Mitarbeiter aus aufeinanderfolgenden Abteilungen im Arbeitsprozess sprechen täglich miteinander
  9. Übergabe offener Arbeitspakete an Kollegen
    • Klare Anweisung: wer übergibt wie welche Aufgaben an wen während der Kurzarbeit
    • Klare Definition: welche Arbeit bleibt wie lange liegen und was passiert hinterher damit?
  10. Einer muß den Überblick behalten!
    • Jeden Morgen ein kurzes Zoommeeting mit allen Mitarbeitern, die arbeiten (egal ob im Unternehmen oder im Home Office)
    • Kurze Besprechung, was heute anliegt, wer Unterstützung braucht, welche Deadlines anstehen, wo es Zeitverzögerung gibt….

Kommunikation ist King

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