Die falsche Entscheidung – und ihre Folgen
Komme ich letztens in die Firma eines Kunden, überfällt mich der Inhaber schon mit den Worten:
„Die Einstellung von Max hätte ich mir sparen können…“
Na ja, eigentlich hatte ich ihm das von Anfang an gesagt – aber was nützt der Prophet im eigenen Land?
Was war passiert? Der Inhaber hat einen Freund eingestellt, der schon mal im Logistikbereich gearbeitet hat. Eigentlich brauchte er aber einen Lagerleiter. Aber wie das so ist: dem Freund vertraut man – und der ist auch viel günstiger als ein ausgebildeter Logistiker. Und nach kurzer Zeit ist er nun unglücklich mit seinem Freund als Lagerleiter …
Deswegen: Vermeide typische Fehler beim Einstellungsprozess und halte dich an den strukturierten Ablauf, den ich dir in diesem Artikel vorstelle.
Es gibt drei Fehler, die ich bei vielen Klein- und Mittelständischen Unternehmen über die Jahre beobachtet habe.
Fehler 1: Freunde oder gute Bekannte einstellen
Das sehe ich in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen. Man stellt jemanden ein, den man kennt: einen Freund, einen Bekannten. Der ist fleißig, vertrauenswürdig, man kennt sich.
Aber: In den meisten Fällen spielen fachliche Qualifikationen eine untergeordnete Rolle. Und durch die fehlende Distanz ist es für den Inhaber schwer, objektives Feedback zu geben.
Oft wird der Freundschaft zuliebe über Dinge hinweggesehen – und das schadet der Firma. Außerdem vermuten andere Mitarbeiter eine Bevorzugung (auch wenn das gar nicht so ist). Konflikte sind da fast vorprogrammiert.
Und noch etwas: Der Freund selbst bringt sich oft nicht wirklich ein – aus falscher Verbundenheit, um bloß nicht anzuecken. Das heißt: Potenzial wird verschenkt.
Fehler 2: Jemanden einstellen, nur weil er günstig ist
Nur weil jemand verfügbar und günstig ist, heißt das nicht, dass er zum Unternehmen passt. Eine fachliche Grundqualifikation muss da sein – und der Wille, Verantwortung zu übernehmen.
Gerade kleinere Organisationen sind schnell überfordert, wenn sie jemanden komplett einarbeiten müssen – besonders, wenn die neue Person eigentlich für Entlastung sorgen sollte.
Viele meiner Kunden greifen auf Mitarbeiter zurück, die durch Förderprogramme „kostengünstig“ verfügbar sind. Das kann in großen Organisationen funktionieren – aber für kleine Mittelständler ist das oft ein Problem.
Du investierst Zeit und Mühe – kommst aber mit deinem Unternehmen nicht wirklich voran. Dazu kommt: Günstige Mitarbeiter erwarten häufig, dass du ihnen alles vorgibst. Sie bringen kaum eigene Ideen mit. Dabei brauchst du Leute, die mitdenken, Innovationen vorantreiben und dich weiterbringen.
Fehler 3: Fehlende oder unklare Stellenbeschreibung
Das kommt leider sehr häufig vor. Da heißt es: „Wir brauchen jemanden für den Innendienst.“ Und dann kommt jemand – aber weiß nicht, wofür er wirklich verantwortlich ist. Was folgt, sind Überschneidungen mit anderen Abteilungen, Missverständnisse und Konflikte.
Der neue Mitarbeiter macht das, was er gut kann – aber das muss nicht das sein, was du brauchst. Ohne klare Stellenbeschreibung weiß niemand, worauf er sich konzentrieren soll.
Ergebnis: Fehlinterpretationen, Unzufriedenheit und Ineffizienz. Du stellst jemanden ein, investierst Geld – aber es wird nicht besser.
Der richtige Einstellungsprozess in 7 Schritten
Damit du diese Fehler in Zukunft vermeidest, stelle ich dir hier einen bewährten, strukturierten Einstellungsprozess vor:
1. Bedarfsanalyse & Anforderungsprofil
Schau dir zweimal im Jahr deine Unternehmensstrategie an
Identifiziere den tatsächlichen Personalbedarf
Erstelle ein klares Anforderungsprofil (Aufgaben, Verantwortung, Fähigkeiten)
Wichtig: Die Stelle wird nach dem Bedarf, nicht nach dem verfügbaren Kandidaten geschaffen!
Ich empfehle, ein DISC-Profil für jede Stelle festzulegen und die ideale Persönlichkeit zu definieren. Außerdem legst du vorab den Budgetrahmen fest – basierend auf dem Beitrag zum Unternehmensgewinn.
2. Stellenausschreibung & Recruiting-Strategie
Jetzt geht es darum, eine ansprechende und authentische Stellenanzeige zu erstellen. Die veröffentlichst du auf relevanten Plattformen (LinkedIn, Startup-Jobbörsen, Website).
Nutze auch dein Netzwerk und Mitarbeiterempfehlungen – oder geh aktiv auf passende Kandidaten zu („Active Sourcing“).
3. Vorauswahl & Erstgespräche
Sichte die Bewerbungen grob, triff eine erste Auswahl.
Den Erstkontakt empfehle ich per E-Mail, Telefon oder Videocall.
Bei vielen Bewerbungen kann auch ein kurzes Webinar helfen, um die Stelle und dein Unternehmen vorzustellen.
Danach führst du persönliche Interviews mit den drei besten Kandidaten.
4. Strukturierter Interviewprozess
Im ersten Interview geht es um die kulturelle Passung und die Motivation. Zwei Personen sollten das Gespräch führen – jemand aus der Geschäftsleitung und der direkte Vorgesetzte.
Passt der Kandidat? Dann bekommt er einen Link zum DISC-Test.
Das zweite Interview folgt nach ein bis zwei Wochen und prüft die fachliche Kompetenz – zum Beispiel mit Case Studies, Aufgaben oder einem Tag Probearbeit.
5. Testaufgaben oder Probearbeiten
Bei allen Mitarbeitenden, die nicht zur Geschäftsleitung gehören, empfehle ich eine kurze, praxisnahe Testaufgabe oder ein Probearbeiten im Team.
So triffst du fundierte Entscheidungen.
6. Entscheidungsfindung & Vertragsangebot
Die Geschäftsleitung und der direkte Vorgesetzte bewerten den Kandidaten gemeinsam. Danach erfolgt die schnelle und klare Kommunikation – auch bei Absagen.
Ein wettbewerbsfähiges Vertragsangebot sollte Benefits, Optionen und Entwicklungsmöglichkeiten enthalten.
7. Onboarding-Prozess
Ein guter Einstellungsprozess endet nicht mit der Vertragsunterschrift.
Arbeitsplatz, Zugänge, Willkommenspaket vorbereiten
Einführungstag mit Vorstellung des Teams
Einarbeitungsplan für die ersten 30/60/90 Tage
Feedbackgespräche nach 2 und 4 Wochen
Zielvereinbarung ab Monat 7
Fazit: Richtig einstellen – langfristig profitieren
Vermeide unbedingt die drei häufigsten Fehler im Einstellungsprozess:
Freundschaft vor Qualifikation
Günstig statt passend
Unklarheit über Aufgaben und Verantwortung
Stattdessen:
Klare Planung und Struktur
Qualifizierte, engagierte Mitarbeitende
Ein klar definierter, durchdachter Einstellungsprozess
Denn der richtige Mitarbeiter bringt nicht nur Entlastung – sondern auch echtes Wachstum.
Noch Fragen zum Einstellungsprozess?
Dann ruf mich an oder schreib mir – ich helfe dir gern weiter!
