Herausforderungen bei Meetings im Mittelstand
Wie oft sitzen wir in Besprechungen, die einfach nicht enden wollen, ohne dass wirklich etwas dabei herauskommt? Wie oft gehen wir mit dem Gefühl raus: „Das hätte ich auch effizienter machen können“?
Keine Sorge, ihr seid nicht allein. Aber hier kommt die gute Nachricht: Es gibt eine einfache Methode, die euch helfen kann, eure Meetings in produktive, zielführende und vor allem zeitsparende Sitzungen zu verwandeln: Die POST-Methode.
Vor vielen Jahren, noch als angestellter Geschäftsführer im Konzern, habe ich diese sehr hilfreiche Methode zur Planung und Gestaltung von effektiven Meetingeinladungen gelernt. Was Struktur und Effizienz angeht, sind uns die Konzerne leider öfter voraus – aber Ihr könnt ja ab gleich auch vom POST-Modell profitieren und eure Meetings effizienter gestalten.
Die POST-Methode: Vier Schritte zu effektiveren Meetings
Das POST steht für:
Purpose – den Zweck des Meetings,
Outcome – die Ergebnisse, die wir erreichen wollen,
Structure – die klare Struktur des Ablaufs, und
Timing – die Zeitplanung, damit wir nicht den ganzen Tag im Besprechungsraum verbringen.
Diese vier Elemente sorgen dafür, dass Meetings effizient, zielgerichtet und ergebnisorientiert ablaufen. Eine klare Zielsetzung (Purpose) verbessert das Zeitmanagement und stellt sicher, dass alle Teilnehmenden wissen, warum sie eingeladen werden. Durch die Fokussierung auf konkrete Ergebnisse (Outcome) wird die Produktivität gesteigert, und eine strukturierte Agenda (Structure) hält Diskussionen zielgerichtet. Eine präzise Zeitplanung (Timing) verhindert, dass Meetings zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Konkrete Anwendung der POST-Methode
Purpose: „Wir treffen uns, um die Marketingstrategie für das nächste Quartal festzulegen.“
Outcome: „Am Ende des Meetings haben wir uns auf die drei wichtigsten Marketingziele für das nächste Quartal geeinigt.“
Structure: „Wir beginnen mit einer kurzen Präsentation der aktuellen Daten durch Person X, gefolgt von einer Diskussion der vorgeschlagenen Ziele. Jede Abteilung hat dann 5 Minuten Zeit, ihren Standpunkt darzulegen.“
Timing: „Das Meeting wird 60 Minuten dauern und beginnt pünktlich um 10 Uhr.“
Tipps zur erfolgreichen Umsetzung
Indem Ihr diese vier Elemente in der Meetingeinladung klar angebt, erhöht Ihr die Produktivität und Effektivität des Meetings. Ich gehe in meinen Einladungen sogar noch weiter und verteile „Hausaufgaben“ für einige Teilnehmer, damit diese gut vorbereitet sind, oder ich sende die Hauptpräsentation schon mit, damit sich jeder in das Thema einlesen und schneller Feedback geben kann.
Warum die POST-Methode im Mittelstand oft ungenutzt bleibt
Eigentlich ist dieser Ansatz überhaupt nicht kompliziert oder ungewöhnlich, trotzdem nutzen ihn die wenigsten Unternehmen in Deutschland. Dabei liegt folgendes klar auf der Hand:
- Mittelständler haben begrenzte Ressourcen, und Zeit wird in Meetings oft verschwendet. Wenn das Meeting nur für 60 Minuten angesetzt ist, muss der Moderator innerhalb dieser Zeit auch die Agenda abarbeiten.
- Die POST-Methode beendet endlose Diskussionen. Sie zwingt die Teilnehmer, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren und fördert lösungsorientiertes Arbeiten. Gerade der pragmatische Mittelstand sollte das lieben!
- Viele Teilnehmer gehen unvorbereitet in Meetings oder sehen sie als „Pause“ von der Arbeit. Die POST-Methode macht die Erwartungen von Anfang an klar.
- Der Mittelstand arbeitet flexibel und „hands-on“. Statt Probleme auszudiskutieren, wird eine Kultur der Verantwortlichkeit und Lösungsorientierung gefördert.
- Ein großer Vorteil: Mit der POST-Methode lassen sich Protokolle und Entscheidungen leichter dokumentieren, da die Agenda die Struktur vorgibt.
- Neue Mitarbeiter werden durch die klare Struktur schneller integriert und erleben das Unternehmen als produktiv und organisiert.
Fazit: Mit der POST-Methode zum Wettbewerbsvorteil
Für den deutschen Mittelstand bietet die POST-Methode eine praktikable, leicht umzusetzende Methode, um Meetings besser, zielgerichteter und ergebnisorientierter zu gestalten. Keine Verschwendung mehr von Zeit und Ressourcen – dank einer klaren Meetingstruktur und effektivem Zeitmanagement. Das steigert die Produktivität und verschafft eurem Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil!
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