Die falsche Entscheidung – und ihre Folgen
Produktivität ist keine Frage von mehr Leistung – sondern von weniger Ballast. Trotzdem setzen viele Unternehmen auf die falschen Mittel: mehr Meetings, mehr Tools, mehr Kontrolle. In meinem Management-Training diskutiere ich regelmäßig mit Unternehmern, was ihre Teams wirklich ausbremst – und wie sie das ändern können.
Produktivität beginnt bei dir – nicht bei deinen Tools
Die größten Bremsen sitzen nicht in den Köpfen deiner Mitarbeiter – sondern im System, das sie blockiert. Wer mehr Produktivität will, muss nicht mehr fordern, sondern besser führen. Und ja: Führung ist lernbar. In meinen Coachings starten wir deshalb oft ganz praktisch – bei der Organisation des Tagesgeschäfts.
Die große Frage, die sich viele Unternehmer stellen:
Was hält mein Team davon ab, effizient zu arbeiten?
Fehlender Überblick? Zu viele Ablenkungen? Mangelnde Fähigkeiten? Oder schlichtweg – Ausreden?
In Wahrheit ist es oft ein Mix aus allem. Und das gilt für deine Mitarbeiter genauso wie für dich als Unternehmer.
Ausreden erkennen – und wirksam damit umgehen
In einem unserer letzten Gruppencoachings ging es um ein heikles, aber zentrales Thema: Wie gehe ich mit Ausreden meiner Mitarbeiter um – und wie führe ich danach ein Gespräch, das tatsächlich etwas verändert?
Denn Ausreden sind in vielen Unternehmen regelrecht Teil der Kultur geworden:
Werden Ausreden gegenüber Kunden toleriert?
Werden sie im Team durchgewunken?
Entschuldigen wir Leistungslücken mit Ausreden?
Wenn du als Führungskraft diese Muster duldest, verstärkst du sie ungewollt. Der erste Schritt ist daher: Beobachten. Hinterfragen. Bewusst machen.
Die richtigen Fragen stellen – der Schlüssel zur Veränderung
Ein häufiger Fehler: Wir stellen die falschen Fragen.
Wenn eine Aufgabe nicht erledigt wurde, fragen viele automatisch:
„Warum ist das nicht erledigt worden?“ oder „Wieso hast du das nicht geschafft?“
Diese Fragen laden zur Verteidigung und zu Ausflüchten ein.
Stell stattdessen lösungsorientierte Fragen wie:
„Was müssen wir tun, um das heute zu lösen?“
„Was sind die ersten drei Schritte, um unser Ziel zu erreichen?“
So führst du das Gespräch weg von der Rechtfertigung, hin zur Handlung.
So viel zur Theorie. Wie implementieren wir nun Systeme zur Reduzierung von Ausreden?
Klare Verantwortung – statt vager Aufgaben
Produktivität entsteht durch Klarheit. Deshalb starten wir mit einem Klassiker:
Klare Verantwortlichkeiten.
Deine Mitarbeiter brauchen feste Strukturen:
Checklisten mit klaren Vorgaben
Eindeutige Deadlines
Regelmäßige Follow-ups
Denn nur wer weiß, wofür er verantwortlich ist und welche Konsequenzen das Nicht-Tun hat, wird aktiv.
Follow-up-Strategie für Aufgaben
Ein gutes Management beinhaltet Kontrolle und Nachverfolgung.
Ein Beispiel:
Wenn du eine Aufgabe mit 10 Tagen Frist vergibst, dann kontrollierst du nicht erst am letzten Tag – sondern nach 2 und 8 Tagen.
Tag 2: Früher Check – ist der Mitarbeiter gestartet, ist er auf dem richtigen Weg? So kannst du Missverständnisse, falsche Ansätze oder unnötige Umwege schnell erkennen – bevor wertvolle Zeit verloren geht.
Tag 8: Unterstützung, Justierung, ggf. Ressourcen anbieten.
Das nennt sich situatives Führen. Du gibst Impulse – ohne ins Mikromanagement zu verfallen. So entsteht ein Lernmoment, vor allem für jüngere oder neue Teammitglieder.
Merksatz:
Delegieren heißt nicht: Ich bin raus. Sondern: Ich begleite smart.
Der Game Changer: Tagesstruktur & Priorisierung
Jetzt kommt der oft belächelte, aber enorm wirksame Hebel: eine Tagesplanung.
Eine tägliche Liste mit Aufgaben ist essenziell. Sie sollte vor Feierabend erstellt werden, um den nächsten Arbeitstag so vorzubereiten, dass er ohne Zeit zu verlieren gestartet werden kann.
Ich selbst arbeite mit einem A4-Notizbuch. Vor Feierabend schreibe ich auf, was am nächsten Tag ansteht – nicht digital, sondern mit der Hand. Warum? Weil das Gehirn dabei aktiver wird – und weil es unangenehm ist, eine Aufgabe jeden Tag erneut aufschreiben zu müssen. Also wird sie erledigt.
Tipp für Teams:
Lass deine Mitarbeiter ihre Planung am Abend an dich senden. Das schafft Verbindlichkeit und Transparenz.
Zielorientierte Planung: 6 Ziele, klare Prioritäten
Jeder Mitarbeiter sollte pro Tag sechs konkrete Ziele verfolgen – messbar und greifbar. Nicht nur Aktivitäten, sondern Ergebnisse:
Verkaufszahlen, Kundenkontakte, bearbeitete Anfragen.
Ich kennzeichne meine Aufgaben mit A, AA oder AAA – und setze feste Zeitblöcke im Kalender. Dann arbeite ich fokussiert, ohne Ablenkung. Kein Mail-Check, kein Instagram, kein WhatsApp. Nur diese eine Aufgabe.
Und ja – auch das ist Training.
Widerstand? Kommt. Aber bleibt nicht.
Wenn du neue Systeme einführst, kommt Widerstand – garantiert. Deine Mitarbeiter werden sich sträuben. Du vielleicht auch. Der Schlüssel liegt in deiner Konsequenz.
Sag dir selbst und deinem Team immer wieder:
„Neue Prozesse sind Teil unserer Wachstumsstrategie.“
Nach rund zwei Monaten ist die neue Struktur zur Routine geworden. Die Tagesplanung läuft automatisch. Die Produktivität steigt spürbar. Und dein Team erkennt: Diese Veränderung lohnt sich.
Fazit: Produktivität ist Führungsaufgabe
Produktivität beginnt nicht bei den Tools – sondern bei deiner Haltung als Führungskraft.
Wer echte Ergebnisse will, muss:
Ausreden erkennen und adressieren
Lösung statt Rechtfertigung fördern
Aufgaben klar delegieren und smart begleiten
Tagesstruktur und Prioritäten systematisch verankern
Führung ist kein Aktionismus – sondern ein System. Und wenn du dieses System etablierst, wird dein Unternehmen messbar produktiver.
Wenn du willst, dass aus Ausreden Ergebnisse werden, dann lass uns sprechen. Ich zeige dir, wie du das in deinem Unternehmen verankerst – Schritt für Schritt. Kontaktiere mich am besten heute – und schreibe es nicht erst auf deine To-do-Liste für morgen.
