Volle Auftragsbücher – und trotzdem kein Gewinn? Oft liegt es an falscher Kalkulation oder fehlender Nachkalkulation. Im Video zeige ich dir, wie du Projekte wirklich profitabel machst.
Willkommen zu einer neuen Folge von Business Tapas, kleine Wissenshäppchen für mittelständische Unternehmer, die keine Ausreden suchen, sondern pragmatische Lösungen.
„Kalkulation – die Basis für Gewinn oder Verlust“
Der wichtigste Fehler passiert schon vor Auftragsbeginn: die falsche Kalkulation. Viele Betriebe arbeiten mit Zahlen, die längst nicht mehr aktuell sind. Steigende Materialpreise, höhere Löhne oder zusätzliche Nebenkosten bleiben unberücksichtigt – und am Ende frisst der Auftrag den Gewinn auf.
Frage dich ehrlich: Wann hast du das letzte Mal deine Kalkulation mit den realistischen Kosten verglichen? Wichtige Punkte, die du einrechnen solltest:
- Vollkosten: Mitarbeiter, Overheads, Vor- und Nachfracht, Zoll
- Fehler und Verschnitt: kein Projekt läuft fehlerfrei
- Vorfinanzierungskosten, Gewährleistung und Stillstandzeiten
- Pauschalen: sinnvoll als zusätzliche Gewinnpauschale, riskant, wenn das gesamte Angebot nur pauschal kalkuliert ist
Die Lektion: Kalkulation ist kein Bauchgefühl, sondern ein Rechenmodell!
Nachkalkulation Projekte – Frühwarnsystem statt Bürokratie
Viele Betriebe sehen die Nachkalkulation als überflüssigen Aufwand. In Wahrheit ist sie das wirksamste Werkzeug, um Abweichungen zu erkennen und für die Zukunft zu lernen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Große Infrastrukturprojekte liegen im Durchschnitt 73 Prozent über dem geplanten Budget. Der Grund: fehlende oder zu späte Kostenkontrolle.
Best Practice aus dem Maschinen- und Anlagenbau:
- Plan-Ist-Vergleich nach jedem Projekt
- Klare Workflows wie „Freimeldung“ vom Kunden vor Einsatzbeginn
- Vereinbarte No-Show-Kosten bei nicht fertigen Baustellen
Frage dich: Was nützt dir eine gewonnene Ausschreibung, wenn am Ende nichts übrig bleibt?
Gewährleistung Kosten – der unterschätzte Block
Viele Unternehmen kalkulieren ihre Aufträge zu knapp und vergessen die Gewährleistung. Dabei gilt in vielen Branchen eine Frist von fünf Jahren. Jeder Rückläufer bedeutet Zeit, Fahrt, Material und Organisation – oft ohne Bezahlung.
Die Lösung:
- Pauschale für Gewährleistungskosten pro Auftrag einplanen
- Rückfahrten, Ersatzteile, Zusatzstunden und interne Abstimmungen berücksichtigen
- Serviceverträge prüfen, ob genug Stunden für Nacharbeiten eingeplant sind
Wer die Gewährleistungskosten nicht einkalkuliert, bezahlt sie selbst.
Strukturen und Tools – die Basis für profitables Arbeiten
Struktur ist keine Frage der Mitarbeiterzahl – sie beginnt am ersten Tag der Selbstständigkeit.
- Klare Rollenprofile schaffen Verantwortung und entlasten den Chef
- Einheitliche IT-Struktur statt Insellösungen
- Software mit Nachkalkulation statt Excel-Listen
- Saubere Dokumentation sorgt für Transparenz gegenüber Banken und erhöht den Unternehmenswert
Digitalisierung sichert das Überleben im Handwerk und bei Dienstleistern.
Fazit: Gewinnfresser erkennen und Projekte profitabel kalkulieren
Kalkulation, Nachkalkulation und Gewährleistung sind keine lästige Büroarbeit. Sie sind die Stellschrauben, mit denen du entscheidest, ob dein Unternehmen wirklich profitabel arbeitet.
- Jede Kalkulation ist eine Entscheidung über deinen Gewinn.
- Jede Nachkalkulation ist eine Investition in deine Zukunft.
- Jede Gewährleistung ohne Rücklage ist ein Risiko, das du bezahlst.
Projekte profitabel kalkulieren bedeutet, alle Kosten realistisch einzubeziehen, laufend zu kontrollieren und klare Strukturen zu schaffen.
Nur so stellst du sicher, dass dein Unternehmen nicht nur Umsatz macht, sondern echten Gewinn erwirtschaftet.
Wenn du deine Kalkulation auf den Prüfstand stellen willst, schau dir mein Coaching-Angebot an.
Mehr Business Tapas gibt es auf meinen YouTube Kanal zu sehen oder über die Themenauswahl im Business Tapas Archiv! Und wenn Du ein bestimmtes Thema hast, zu dem ich mal eine Folge Business Tapas aufnehmen sollten – dann her damit!
