Mein „Tagesgeschäft“ besteht darin, Unternehmern mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit zu verschaffen. Dabei gibt es sinnvolle Tools und Strategien, mit denen wir die Bürokratie effizient bewältigen können – zum Beispiel mit einem gut strukturierten Standardkalender.
Viele Unternehmer verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit dem Ausfüllen von Formularen, dem Einhalten von Fristen und der Beachtung zahlloser Vorschriften. Da braucht man schon einen Kopf wie ein Pferd, um den Überblick zu behalten.
Alle sprechen über Themen wie Fachkräftemangel und Digitalisierung, während du noch das SEPA-Formular für das Finanzamt suchst – das natürlich nur per Fax akzeptiert wird! Kein Wunder, wenn da der Frust steigt.
Was kannst du also tun?
Wenn du die Bürokratie nicht ändern kannst, dann bleibt nur eine Möglichkeit: dich besser darauf einzustellen. Frei nach Darwin: Survival of the fittest.
Es überleben die, die sich am besten anpassen.
Mein Ansatz bei der Prozessoptimierung mit Unternehmern lautet daher:
- Wie können wir den Zeitaufwand für bürokratische Aufgaben reduzieren?
- Wie stellen wir sicher, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden?
- Wie kannst du schneller Entscheidungen treffen, weil du schneller an die richtigen Informationen kommst?
Wir können das System nicht verändern, aber wir können unseren Umgang damit optimieren. Arbeitsabläufe lassen sich vereinfachen, Prozesse digitalisieren und so Fehler vermeiden – das spart Zeit und Nerven. Wenn firmeninterne Infos so abgelegt sind, dass die richtigen Leute die richtigen Infos finden, ohne den Chef ständig bei seiner Arbeit zu stören, spart das viel Zeit.
Praxisbeispiele zur Prozessoptimierung in der Unternehmensorganisation
HR-Management
Der Urlaubsantrag läuft oft so ab: Ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag, der Chef muss genehmigen, nachdem er geprüft hat, wer die Vertretung übernehmen kann. Gleichzeitig prüft die Personalabteilung, ob noch ausreichend Urlaubstage vorhanden sind oder ob Krankentage angerechnet wurden. Auch die Frage, ob der Urlaub mit Überstunden verrechnet werden soll, wird manuell geklärt. Das bedeutet oft, dass 3-4 Personen mit einem einzigen Antrag beschäftigt sind.
Mit einer digitalen Lösung könnte der Urlaubsantrag jedoch automatisch geprüft werden. Das System zeigt sofort an, ob Vertretungen verfügbar sind und wie viele Resturlaubstage noch übrig sind. Dadurch wird der gesamte Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt. Mit der digitalen Personalakte sind auch alle Personaldaten zentral an einem Ort. Ändert der Mitarbeiter seine Stammdaten, weiß z.B. die Lohnbuchhaltung sofort Bescheid. Echtzeitinfos.
Fuhrparkverwaltung
Die Fuhrparkverwaltung läuft oft chaotisch ab: Leasingverträge laufen aus, ohne dass rechtzeitig neue bestellt werden, Führerscheine werden nicht regelmäßig geprüft oder nicht gesetzeskonform dokumentiert. Es fehlt der Überblick über Fälligkeiten von Hauptuntersuchungen oder Fahrzeugrückgaben. Im Ernstfall fragt man sich, welches Auto welchen Schaden hat oder wer einen LKW fahren darf, wenn Not am Mann ist.
Mit einer digitalen Lösung ist das anders: Alle relevanten Daten sind zentral verfügbar und lassen sich schnell filtern, z.B. nach Mitarbeitern mit einem LKW-Führerschein, unabhängig von ihrer eigentlichen Tätigkeit. So wird das Fuhrparkmanagement übersichtlicher und effizienter.
Leasingverträge, Fälligkeiten, Führerscheinkontrollen – all das kann in einem System organisiert werden, sodass du nicht manuell nachverfolgen musst.
Arbeitsmittelverwaltung
Wer hat welche teure Maschine zum Kunden mitgenommen und nicht wieder mit zurückgebracht? Wer braucht welches Muster bis wann? Wo sind die Schlüssel? Durch eine zentrale digitale Lösung bleibt alles nachvollziehbar und geordnet und niemand muss im Büro über alles Bescheid wissen oder mühevoll nacharbeiten…
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung (AU)
Wer ruft die Daten ab und wie gelangen sie zum Steuerberater? Durch digitale Prozesse fließt diese Info reibungslos.
Die Unternehmensorganisation wird immer komplexer, je mehr dein Unternehmen wächst. Um mit dieser Komplexität umzugehen, brauchst du ein System, das mitwächst und dir Sicherheit gibt, dich erinnert und dir die richtigen Infos auf Knopfdruck liefert.
Fazit: Mehr Effizienz, weniger Bürokratie
Den bürokratischen Wahnsinn kannst du nicht von heute auf morgen abschaffen, aber du kannst lernen, besser damit umzugehen. Mit den richtigen Tools und Strategien sparst du Zeit, vermeidest Bußgelder und wirst ein attraktiverer Arbeitgeber.
Lass uns gemeinsam dein Unternehmen bürokratiefreundlicher und effizienter gestalten! Ich helfe dir dabei, deine Unternehmensorganisation und Prozesse zu optimieren. Ruf mich an und lass uns das Bürokratiemonster gemeinsam zähmen!
