Als Business Coach für den Mittelstand erlebe ich täglich, wie Unternehmen nachhaltigen Erfolg anstreben – aber bevor Rechnungen geschrieben werden können, müssen Kunden gewonnen werden. Für eine effektive Neukundengewinnung braucht es eine strukturierte Sales Pipeline, in der potenzielle Kunden verschiedene Phasen durchlaufen, damit niemand aus den Augen verloren wird.
Wer mehr Umsatz, Kunden und Effizienz im Unternehmen will, muss dranbleiben – und das gelingt am besten mit einem passenden CRM-System.
Die Herausforderung der Neukundengewinnung
Jeder Unternehmer möchte Umsatz und Gewinn erzielen, aber bevor eine Rechnung geschrieben werden kann, muss erstmal ein Kunde gewonnen werden. Besonders Dienstleister, vor allem aus dem IT-Bereich, stehen derzeit vor der Herausforderung, aktiv neue Kunden zu gewinnen. Viele fragen mich, wie sie ihre Neukundengewinnung verbessern können und ob ich ihnen dabei helfen kann – Ja, Kundengewinnung ist einer meiner Lieblingsbereiche.
Warum suchen gerade jetzt so viele Dienstleister nach neuen Kunden? Dafür sehe ich zwei Gründe:
In der Vergangenheit waren Programmierkapazitäten knapp, sodass IT-Dienstleister oft Aufträge ablehnen oder verschieben mussten. Daher fehlt es vielen Unternehmen an Vertriebsstrukturen, da diese nicht notwendig waren.
Viele Projekte liegen aktuell auf Eis und internationale Wettbewerber drängen auf den Markt. Die Nachfrage ist geringer, während die Konkurrenz wächst.
Die Lösung: Eine strukturierte Sales Pipeline
Egal, welches Unternehmen Du führst – im B2B-Bereich ist eine strukturierte Vorgehensweise bei der Neukundengewinnung entscheidend. Eine Sales Pipeline ist der Schlüssel: Sie bildet den gesamten Vertriebsprozess in Phasen ab, die jeder potenzielle Kunde durchläuft, bevor er zum zahlenden Kunden wird.
Ich empfehle den Einsatz von CRM-Systemen, die diese Sales Pipeline effizient abbilden. Dort heißen die Phasen je nach System „Pipeline“ oder „Deal-Phasen“. Hier meine bewährten Phasen:
Leads: Hier landen alle potenziellen Kunden, mit denen Du Dir eine Zusammenarbeit vorstellen kannst.
Qualifiziert/Erstkontakt: Firmen, bei denen ein Ansprechpartner oder ein Projekt bekannt ist oder mit denen bereits Kontakt bestand.
Bedarfsanalyse/Projektbesprechung/Angebotsphase: Hier befinden sich Unternehmen, mit denen konkrete Gespräche geführt werden, aber noch keine Entscheidung getroffen wurde. Diese Phase endet im Normalfall mit der Abgabe eines Angebotes oder der Versendung eines Vertrages.
Vertragsverhandlung: Für Dienstleister mit komplexeren Verträgen. Diese Phase ist nicht für alle Dienstleister relevant.
Gewonnen: Kunden, die das Angebot oder den Vertrag angenommen haben. Sie werden im CRM mit dem Tag „Kunde“ markiert, sodass später z.B. Mailings an bestehende oder ehemalige Kunden gesendet werden könne. Im Verlauf eines strukturierten Verkaufprozesses ist die Anzahl der Verkaufsakte pro Kunde relevant. Es ist einfacher, neuen Umsatz mit bestehenden oder ehemaligen Kunden zu machen, als immer komplett neue Kunden zu suchen.
Und bitte: notiert Euch unbedingt, warum ihr diesen Kunden gewonnen habt! Daraus kann man irgendwann ein Muster erkennen und das dann für die Akquise der nächsten neuen Kunden einsetzen.
Theoretisch würde die Sales Pipeline hier enden. Aus meiner Sicht gibt es aber noch drei weitere Phasen:
Verloren: Angebote, die abgelehnt wurden – inklusive Notizen zur Ursache. Einmal im Quartal werten meine Kunden aus, warum Angebote verloren gegangen sind und verbessern damit die Erstellung neuer Angebote.
Farming/Noch nicht bereit: Potenzielle Kunden, die momentan kein Projekt starten, aber künftig interessant sein könnten. Es ist gut, mit diesen Firmen locker in Kontakt zu bleiben und sich in Erinnerung zu halten.
Schwarze Liste: Kunden, mit denen keine Zusammenarbeit gewünscht ist. Diese Liste ist deshalb wichtig, weil es in Unternehmen immer mehrere Ansprechpartner gibt und manchmal weiß Person A nicht, was Person B schon entschieden hat.
All diese Phasen kann man im CRM entsprechend den Gegebenheiten aufsetzen und nutzen. Apropos nutzen: nutze am besten die Kanban-Ansicht für die Phasen und setze Dir eine Regel: kein Unternehmen, welches in Phase 2-4 ist, ist ohne Aufgabe oder To-do. Das Ziel einer Sales Pipeline ist immer, das Unternehmen in die nächste Phase zu schieben – bis man bei „Gewonnen“ ist. Und wenn Du Dir keine To-dos setzt, dann arbeitest Du auch nicht daran. Übrigens, ein To-do kann auch sein, dem Ansprechpartner in vier Monaten eine Mail zu schicken. Hauptsache, Du erinnerst Dich selbst immer an den nächsten Schritt.
Hört sich das aufwendig an? Für den, der es bis jetzt noch nicht macht vielleicht.
Die Vorteile einer strukturierten Sales Pipeline
Eine gut aufgesetzte Sales Pipeline bringt zahlreiche Vorteile für Dein Unternehmen mit sich. Sie hilft Dir, den Überblick zu behalten, insbesondere wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter im Team arbeiten. Durch klare Strukturen wird die Effizienz gesteigert, da sich alle auf die vielversprechendsten Leads konzentrieren – vor allem auf diejenigen in der Phase der Vertragsverhandlungen.
Mit einer Sales Pipeline kannst Du verlässliche Umsatzprognosen erstellen und diese in Deine Liquiditätsplanung einfließen lassen. Das schafft Planungssicherheit und gibt ein gutes Gefühl. Zudem baust Du durch kontinuierliche Kommunikation stabile Beziehungen zu Leads und Kunden auf. Diese Beständigkeit kann gerade in schwierigen Phasen von großem Vorteil sein.
Um die Sales Pipeline optimal zu nutzen, empfehle ich, feste Zeiten im Kalender zu blocken – beispielsweise eine Stunde pro Woche –, um die Pipeline zu pflegen und die nächsten Schritte zu planen. Setze Dir außerdem klare Ziele, wie beispielsweise monatlich zwei neue Kunden zu gewinnen. Und kalkuliere vom Ergebnis „2 Neukunden“ rückwärts. Wie viele Gespräche führst du normalerweise, um 2 Kunden zu bekommen? Wenn Deine Umwandlungsrate 2:10 ist, dann müssen dauerhaft 10 Firmen in der Phase 4 „Vertragsverhandlungen“ sein.
Und das rechnest Du mit Deinen echten Daten (also Deiner eigenen Umwandlungsrate) weiter hoch – wie viele Firmen müssen dann in Phase 3, in Phase 2 und in Phase 1 sein, damit am Ende immer 2 Neukunden pro Monat rauskommen?
Das ist strukturierter, stabiler Vertrieb. Nix mit Klinkenputzen oder „heiße Nadel-Angebote“, um die Gehälter zahlen zu können. Eine Sales Pipeline erleichtert das Leben ungemein, wenn sie ordentlich aufgesetzt wird und regelmäßig – sprich eine Stunde pro Woche – bearbeitet wird.
Eine strukturierte Sales Pipeline ist kein aufwendiger Zusatzaufwand, sondern wird mit der Zeit zur Routine und trägt nachhaltig zu Deinem Unternehmenserfolg bei. Wenn Du dabei Unterstützung brauchst, stehe ich Dir gern zur Seite – sei es durch individuelles Coaching oder mein 12-Wochen-Sales-Training.
Fazit:
Eine Sales Pipeline hilft, konstant neue Kunden zu gewinnen und Interessenten systematisch zu betreuen.
Jede Phase der Pipeline muss aktiv gepflegt und mit passenden To-dos versehen werden.
Feste Zeiten im Kalender sorgen dafür, dass die Sales Pipeline kontinuierlich bearbeitet wird.
Klare Ziele und eine strukturierte Vorgehensweise erleichtern den Vertriebsprozess erheblich.
Wenn Du jetzt bereit bist, Deine Neukundengewinnung auf das nächste Level zu bringen, lass uns gemeinsam daran arbeiten!
