„Wo steckt die Telefonnummer des neuen Kunden? Und wo die aktuelle Preisliste?“ Fragen, deren Antworten den Arbeitsfluss ruckartig ausbremsen können. Stehen Arbeitsmaterialien nicht direkt zur Verfügung, kostet das wertvolle Zeit, der Stresspegel steigt und die Konzentration sinkt. Summieren sich solche Unterbrechungen, heißt das in der Konsequenz: Überstunden.
Das lässt sich leicht ändern, denn schon die Effizienz am Schreibtisch wirkt sich positiv auf die Effizienz der Geschäftstätigkeit aus. Doch viele Unternehmer scheuen Veränderungen oder glauben nicht an den Erfolg. Geht es Ihnen auch so?
Dann starten Sie noch einen einzigen Versuch. Ihr Einsatz: Hier und da etwas Zeit, hier und da eine kleine Geldausgabe. Ihr unmittelbarer Erfolg: Konzentrierter Arbeitsfluss und Zeitgewinn. Und hier sind meine drei Tipps für Sie:
Mappenmacher – Infos flott zur Hand
Sie benötigen eine Mappe mit fest integrierten Klarsichthüllen.
Tragen Sie alle Notizen zusammen, die sich am Rand der Schreibtischunterlage, am PC-Monitor und anderen Stellen angesammelt haben. Entsorgen Sie diejenigen, die nicht mehr aktuell sind. Ordnen Sie die verbleibenden thematisch passend zueinander, zum Beispiel:
- Kontaktdaten Ihrer Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner
- Ihre Kundennummern, Kontonummern und die Steuernummer
- Preislisten Ihres Unternehmens
- Kontaktdaten von Service-Unternehmen, die Sie im Reparaturfall rufen können
Fassen Sie die Angaben inhaltlich passend in je einer Liste zusammen. Wenn Sie mögen, nummerieren Sie die einzelnen Folien und fertigen ein Inhaltsverzeichnis an, das Sie in die erste Folie stecken. Bringen Sie nun jede Liste in der zugeordneten Einsteckfolie unter.
Legen Sie diese Mappe griffbereit auf Ihren Schreibtisch oder in die unmittelbare Nähe. Wenn sich Daten ändern, korrigieren Sie sofort den entsprechenden Eintrag in Ihrer Folienmappe.
Schubladenphilosophie – Jedem Ding sein Platz
Schubladen sind mitunter wie Wundertüten – wir wissen nie, was uns beim Öffnen entgegenfällt. Im Büro verursacht dieser Nervenkitzel Stress. Denn wer freut sich schon über einen Radiergummi, wenn er einen Brieföffner benötigt. Es gilt also, das Eigenleben der Dinge zu stoppen und sie an ihrem festen Platz zu halten.
Dafür benötigen Sie:
- Dünnen Schaumstoff oder Anti-Rutsch-Matten, um die Dinge an ihrem Platz zu halten
- Trennelemente, mit denen Sie für die einzelnen Büromaterialien passende Abteilungen schaffen
- Oder: Körbchen, in denen die Utensilien ihren Platz finden
- Für Stifte und andere Kleinteile eignet sich auch ein Einsatz für Besteckschubladen.
Beschriften Sie die einzelnen Fächer, das ist gerade am Anfang als Gedächtnisstütze praktisch.
Je häufiger ein Gegenstand benutzt wird, umso höher wird er platziert. Zum Beispiel: Stifte, Brieföffner, Taschenrechner kommen in die oberste Schublade; Locher, Heftmaschine, Büroklammern in die zweite.
Finden sie einen bestimmten Gegenstand öfter nicht an seinem Platz, könnte ein anderer Platz günstiger sein. Dann ändern Sie die Zuordnung.
Farbenzauber – Orientierung leichtgemacht
Auch dieser Tipp ist superpraktsch: Nutzen Sie Mappen und Ordner für jeden Geschäftsbereich in einer eigenen Farbe. Also zum Beispiel:
- Buchhaltung: Rot
- Kunden: Türkis
- Lieferanten: Gelb
- Angebote: Grün
Kennzeichnen Sie auch die Böden des Ordnerregals mit Etiketten, die in den passenden Farben beschriftet sind. Dann finden Sie schnell den richtigen Platz, wenn Sie die Ordner nach Gebrauch zurückstellen.
Übrigens, richtig gute Ordnungssysteme finden Sie bei FolderSys!
Sie werden sehen, mit diesen drei Veränderungen verbessert sich sofort Ihre Effizienz am Schreibtisch, Sie arbeiten konzentriert und benötigen weniger Überstunden. Und wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Veränderungen aufrechterhalten, empfehle ich Ihnen meinen News-Beitrag Liebe neue Gewohnheit.
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