Viele Inhaber von Handwerksbetrieben kommen irgendwann an genau diesen Punkt:
Die Auftragslage ist gut, die Mannschaft wächst – und trotzdem wird im Handwerksbetrieb alles anstrengender statt einfacher.
Wenn dein Handwerksbetrieb zwischen 10 und 30 Mitarbeitern hat, steckst du sehr wahrscheinlich in der gefährlichsten Wachstumsphase.
Zu groß für Bauchgefühl.
Zu klein für echte Führungsstrukturen.
Und genau hier scheitern mehr Handwerksbetriebe, als man offen zugibt.
Warum die Organisation im Handwerksbetrieb ab 10 Mitarbeitern kippt
In kleinen Handwerksbetrieben mit unter zehn Mitarbeitern funktioniert vieles über Zuruf, Vertrauen und Improvisation.
Der Inhaber weiß alles, entscheidet alles, regelt alles.
Ab etwa zehn Mitarbeitern kippt dieses System – oft schleichend und unbemerkt.
Plötzlich entstehen:
- mehr Abstimmungsbedarf
- mehr Schnittstellen
- mehr Fehler
- mehr Stress
Der Handwerksbetrieb wird komplexer, aber die Strukturen bleiben auf dem Stand von früher.
Das Ergebnis ist häufig eine Schattenorganisation: Alle sind den ganzen Tag beschäftigt– und trotzdem brennt es überall.
Wie ein gut organisierter Handwerksbetrieb aussehen kann
Stell dir vor, dein Handwerksbetrieb wäre kein dauerhafter Notrufbetrieb mehr, sondern ein sauber organisierter Leitstand:
- Baustellen laufen nach Plan
- Eilaufträge bringen nicht mehr alles durcheinander
- Das Büro arbeitet nach klaren Abläufen
- Jeder weiß, wer wofür zuständig ist
- Urlaub, Auftragsbestätigungen, Qualifikationen: alles hat feste Regeln
Und du selbst?
Du hast wieder den Kopf frei.
Du rennst nicht mehr jedem hinterher.
Und du gehst abends nach Hause, ohne das Gefühl, dass in deinem Handwerksbetrieb alles an dir hängt.
Genau so sieht ein Handwerksbetrieb aus, der seine Organisation in dieser Wachstumsphase sauber aufgebaut hat und diese Sandwich-Phase hinter sich gelassen hat.
Die Realität in vielen Handwerksbetrieben
Die Praxis in vielen Handwerksbetrieben sieht leider anders aus.
Ein Beispiel aus einem Coaching (anonymisiert):
25 Mitarbeiter. Volle Auftragsbücher.
Aber das Büro gleicht einer Feuerwehrleitstelle.
- Aufgaben im Büro sind über Jahre gewachsen – keiner weiß genau, wer was macht
- Baustellenplanung wird ständig umgeschmissen, weil Kunden Druck machen oder etwas vergessen wurde
- Auftragsbestätigungen existieren mal, mal nicht – manchmal liegen sie im Auto
- Urlaubsanträge hängen in der Plantafel, in Excel oder im Kopf vom Chef
- Rechnungen werden geschrieben, aber Mahnungen bleiben liegen
- Mitarbeitergespräche gibt es nur, wenn es schon geknallt hat
Der Inhaber springt zwischen Baustelle, Telefon, Büro und Lager hin und her.
Gefühlt 14 Stunden am Tag – und trotzdem geht im Handwerksbetrieb jeden Tag etwas unter.
Viele erkennen sich genau hier sofort wieder.
Weitere typische Alltagsprobleme durch fehlende Organisation im Handwerksbetrieb
Diese Situationen höre ich ständig:
- Zwei Kolonnen stehen morgens bereit – aber Material ist nicht da
- Kunden sagen: „Das hatten wir doch anders besprochen“ – aber es gibt nichts Schriftliches
- Ein Mitarbeiter nimmt Urlaub, obwohl Hochbetrieb ist
- Neue Mitarbeiter wissen nicht, wen sie fragen sollen
- Jeder nutzt eine andere Software – oder dieselbe, aber keiner richtig
- Rechnungen bleiben liegen, weil „gerade keine Zeit“ ist
Einzeln sind das Kleinigkeiten.
In Summe brandgefährlich: Chaos im Handwerksbetrieb – und das kostet Nerven, Geld und Vertrauen.
Was viele Inhaber versuchen – und warum es nicht funktioniert
In dieser Phase reagieren viele Unternehmer immer gleich:
- „Ich mach’s halt selbst.“
Mehr Kontrolle, mehr Arbeit, noch weniger Luft. - „Wir reden einfach öfter miteinander.“
Mehr Meetings, mehr WhatsApp, mehr Zuruf – aber keine Klarheit. - „Wir lassen das erst mal so.“
Hoffnung statt Entscheidung. Das Chaos wächst weiter. - „Wir warten, bis wir groß genug sind.“
Der teuerste Fehler.
Ein Handwerksbetrieb, der im Chaos steckt, wächst nicht sauber weiter.
Die Wahrheit ist:
Du kommst aus dieser Phase nicht raus, indem du im Handwerksbetrieb einfach mehr Gas gibst.
Sondern indem du anders organisierst.
Drei Hebel für bessere Organisation im Handwerksbetrieb
- Klare Zuständigkeiten
Nicht jeder macht alles.
In jedem Handwerksbetrieb braucht es klare Antworten auf:
- Wer plant die Baustellen?
- Wer entscheidet über Urlaub?
- Wer spricht mit Kunden?
- Wer schreibt Rechnungen und kümmert sich um Mahnungen?
- Wer ist fürs Büro verantwortlich?
Sobald diese Punkte geklärt sind, wird es spürbar ruhiger.
- Feste Abläufe im Handwerksbetrieb
Einfach, aber konsequent:
- Jede Baustelle bekommt eine Auftragsbestätigung
- Die Plantafel folgt festen Prioritäten
- Urlaubsplanung läuft nach klaren Regeln
- Eilaufträge haben einen festen Platz
- Einer ist verantwortlich für Rechnungen und Zahlungseingänge
Das ist keine Bürokratie – das ist Ordnung.
- Regelmäßige Gespräche
Nicht nur reagieren, wenn es brennt, sondern:
- Einmal im Jahr saubere Mitarbeitergespräche
- Regelmäßige kurze Abstimmungen im Büro
- Klare Kommunikation
So entstehen viele Probleme im Unternehmen gar nicht erst.
Die wichtigste Entscheidung für jeden Inhaber
Als Inhaber musst du dich entscheiden, wohin du willst:
Beides ist völlig in Ordnung:
- Unter 10 Mitarbeitern bleiben – persönlich, überschaubar, direkt
- Über 30 Mitarbeiter wachsen – mit Strukturen im Handwerksbetrieb und Verantwortung im Team
Was fast immer problematisch ist, ist das Dazwischen.
Zwischen 10 und 30 Mitarbeitern wird der Handwerksbetrieb anstrengend, chaotisch und teuer,
wenn man keine Strukturen schafft.
Fazit
Diese Phase ist kein Zeichen von Versagen.
Sie ist ein Zeichen von Wachstum im Handwerksbetrieb.
Die gute Nachricht:
Mit ein paar klaren Entscheidungen und etwas Struktur kommt man da schnell raus.
Und oft läuft der Handwerksbetrieb danach ruhiger, stabiler und erfolgreicher als je zuvor.
Willst du wissen, wo dein Handwerksbetrieb organisatorisch steht?
Dann hol dir einen kurzen Blick von außen – oft reicht genau das, um die größten Bremsklötze zu lösen.
